Een belangrijk keerpunt voor inkoop: het liefdesverhaal met IT neemt een nieuwe wending

Auteur Lloyd Keays

De afgelopen vijftien jaar stond technologie vrijwel synoniem aan automatisering, waarbij er voor steeds meer schakels binnen het inkoopproces een softwareoplossing beschikbaar kwam. Inmiddels is de automatiseringsslag bijna volbracht, en is het aan technologie om een nieuwe innovatieve rol te vervullen binnen inkoop. Wat zal die rol zijn? In dit blog deelt Lloyd Keays – procure to pay strateeg – zijn visie: “Inkoop staat aan de vooravond van een belangrijke verandering.”
 
Het ‘liefdesverhaal’ van inkoop en technologie begon in 2001, toen het mogelijk werd om in te kopen via een omgekeerde e-veiling. Sindsdien werd er elk jaar wel weer een nieuw onderdeel van het inkoopproces geautomatiseerd: strategische planning, aanbestedingen, contractmanagement, ordermanagement, catalogusmanagement en het facturatieproces. Vorig jaar was de allerlaatste schakel aan de beurt – supply risk management – waardoor inkoopprofessionals het gehele proces nu digitaal kunnen monitoren en documenteren. Met deze gigantische efficiëntieslag heeft technologie haar grote missie van de afgelopen vijftien jaar succesvol volbracht. Dat roept de belangrijke vraag op: wat wordt de nieuwe rol voor technologie in het liefdesverhaal met inkoop?

Een belangrijk keerpunt
De komende jaren gaan we technologie niet meer gebruiken om processen zoals we die altijd al deden digitaal te maken, maar om processen op een nieuwe manier aan te sturen en uit te voeren. Technologie gaat de registratieve rol van inkoopprofessionals overnemen, zodat zij de overstap kunnen maken van het volgen en documenteren van processen naar écht invloed uitoefenen op de processen. Deze verandering gaat zich de komende jaren voltrekken. We staan dus op een belangrijk keerpunt.

Nu klinkt dit misschien nog wat abstract. Daarom licht ik het graag toe aan de hand van een simpel en relatief kleinschalig voorbeeld.

Het voorbeeld van de weegschaal
Ondanks de digitalisering maken printers en kopieerapparaten vaak nog een vast onderdeel uit van de kantoorinrichting bij organisaties. Het is dan aan de office manager om bij te houden hoeveel kopieerpapier er nog op voorraad is in het printhok of magazijn. Nu is het mogelijk om een kleine weegschaal toe te voegen onderaan de voorraadstapel van dozen papier in het magazijn. Deze speciale weegschaal bevat sensoren die via bluetooth in verbinding staan met het internet. Komt het gewicht van het papier onder een bepaalde waarde – bijvoorbeeld het gewicht van één doos – dan sturen de sensoren direct een seintje zodat er automatisch een nieuwe inkoopopdracht in het systeem belandt.

In dit voorbeeld stuurt Internet of Things-technologie het proces aan. Office managers hoeven niet meer wekelijks de voorraden te checken en handmatig te bestellen, waardoor zij hun tijd waardevoller kunnen besteden.

Dit kleinschalige idee kan eenvoudig vertaald worden naar andere situaties, bijvoorbeeld naar een vrachtschip waar belangrijke onderdelen en reparatiematerialen voor het schip zelf worden bewaard in een opslagruimte. Het is essentieel dat deze materialen gedurende de vaart altijd op voorraad zijn zodat er onderhoud aan het schip kan plaatsvinden als dat nodig is. De weegschaal voor papier maakt in dit voorbeeld plaats voor een “weegschaal” die de voorraden van onderdelen bijhoudt en ervoor zorgt dat de aanvulling van nieuwe onderdelen automatisch plaatsvindt in de eerstvolgende haven waar het schip aanlegt.

Internet of Things & inkoop
Voor inkoopprofessionals betekent deze ontwikkeling dat zij hun kerntaak beter kunnen vervullen, namelijk ervoor zorgen dat organisaties altijd blijven draaien, en te voorkomen dat processen worden verstoord door een gebrek aan grondstoffen, kantoorartikelen, energie, uitzendkrachten, etc. Dankzij sensoren in combinatie met Internet of Things-technologie kunnen inkoopprofessionals zich er heel eenvoudig van verzekeren dat bepaalde producten of diensten automatisch het inkoopproces doorlopen. En dat is precies waar ik eerder op doelde toen ik het had over het keerpunt: technologie gaat ervoor zorgen dat inkoopprofessionals de overstap kunnen maken van registratief naar strategisch - van monitoren en documenteren naar heel gericht en realtime sturen op bedrijfsprestaties en kwaliteit.

Nóg vier technologieën
Internet of Things is nog maar één van de technologieën die de komende tijd een belangrijke rol gaan veroveren binnen inkoop. Tijdens connect to innovate op dinsdag 3 oktober ga ik in mijn sessie ‘Laat technologie voor je werken – de impact van technologie op inkoop’ in op dé vijf technologieën die de toekomst van inkoop gaan bepalen. Heb jij je nog niet aangemeld voor dit unieke evenement voor inkoopprofessionals? Bekijk hier het programma en verzeker jezelf van een plek.
Naam: Lloyd Keays
Bedrijf: SAP Ariba
Functie: Global Hub Lead Solutions Engineers Presales voor Procurement
Titel: Innovaties binnen inkoop
Dag: 3 oktober