Auteur Rutger Steyerberg

Het jaarlijkse of tweejaarlijkse functioneringsgesprek maakt bij steeds meer bedrijven plaats voor een vorm van continue feedback. Het is maar de vraag of dat zo verstandig is. Als Directeur Benelux van Top Employers Institute denk ik dat er iets verloren gaat als managers en teamleden niet meer met elkaar in gesprek gaan.

Het functioneringsgesprek verandert. Nog niet zo heel lang geleden vonden werkgevers het prima twee keer per jaar met een medewerker in gesprek te gaan over zijn functioneren. Tegenwoordig echter, is het helemaal niet meer raar om voortdurend de vinger aan de pols te willen houden. De formele (half)jaarlijkse performance review heeft plaatsgemaakt voor een meer informele afstemming tussen managers en medewerkers die door apps en andere slimme software gefaciliteerd wordt. Ik vraag me af of dat wel zo effectief is.

Binnenkijken bij uitstekende werkgevers
In mijn rol ben ik in de unieke gelegenheid om binnen te mogen kijken bij verschillende HR-afdelingen van uiteenlopende organisaties. Top Employers helpt die organisaties om zich te ontplooien tot uitstekende werkgevers, aan de hand van een objectief certificeringsprogramma dat specifiek gericht is op HR. Met behulp van onze feedback kunnen organisaties hun HR-inspanningen naar een hoger niveau brengen. Omdat we wereldwijd actief zijn, kunnen we organisaties laten putten uit wereldwijde inzichten en best practices. Het is werk waar ik veel voldoening uit haal, omdat wij organisaties helpen het werkgeluk van tienduizenden mensen positief te beïnvloeden.

Omdat we wereldwijd actief zijn, kunnen we organisaties laten putten uit wereldwijde inzichten en best practices.

Bij Top Employers kijken we vooral naar de technische uitvoering van HR. Welke tools zetten bedrijven in? En hoe gebruiken ze die tools? De performance review is hier een mooi voorbeeld van.

Continue feedback als basis voor (real-time) Performance Management is in opkomst. Accenture bijvoorbeeld, maakt gebruik van een app die een bijdrage moet leveren aan meer inhoudsvolle gesprekken tussen managers en teamleden. KPMG werkt met een app die medewerkers stimuleert om elkaar complimenten te geven.

Datapunten of een goed gesprek?
Continue feedback is de nieuwe norm. Ik begrijp het heel goed. Aan het einde van de dag via een appje even aangeven hoe je je voelt, is een fijne en laagdrempelige manier om feedback te geven en te ontvangen. Bovendien creëer je een geweldige hoeveelheid datapunten die je helpen om een real-time beeld van je bedrijf te krijgen. Hartstikke nuttig.

Toch denk ik ook dat er iets verloren gaat door de inzet van technologie. De veiligheid bijvoorbeeld, is niet altijd geborgd. Ik heb het dan niet over de veiligheid van data of van het systeem. Ik heb het over de veiligheid die je als medewerker en als manager voelt. De veiligheid die je in staat stelt om het achterste van je tong te laten zien en te vertellen wat je dwarszit, waar je mee bezig bent, wat je wensen zijn. Om dat soort dingen te bespreken is een goed en persoonlijk gesprek nog altijd de beste vorm, alle technische hulpmiddelen ten spijt.

Leiderschap
Performance management zit heel dicht tegen leiderschap aan. In je reviews wil je mensen uitdagen om het beste uit zichzelf te halen. Dat vergt visie en leiderschap. Is dat moeilijk? Dat hoeft het niet te zijn. Je moet er wél wat voor doen. Bereid je bijvoorbeeld altijd goed voor en baseer je gesprek zoveel mogelijk op feiten.

Bedenk je bovendien dat gebeurtenissen neutraal zijn. Waar het om gaat, is de emotie die jij als manager aan zo’n gebeurtenis koppelt. Reflecteren op iemands functioneren, is ook reflecteren op jezelf. Het vergt zelfreflectie en zelfkennis. Dat is iets wat ik vaak fout zie gaan.

Ik ben ook een voorstander van eigen verantwoordelijkheid. Als de performance review een terugkerend en helder proces is binnen jouw organisatie, kun je mensen bijvoorbeeld best vragen om zelf een afspraak in te plannen, het gesprek voor te bereiden en zelf verantwoording te nemen voor het uitvoeren van gemaakte afspraken.

Van twee naar vier keer per jaar
Ik ben wél van mening dat de frequentie van gesprekken omhoog mag. Twee keer per jaar is te weinig. Het is immers best lastig om een goed gesprek te voeren over de manier waarop iemand vier, vijf maanden geleden functioneerde. Ik vind vier keer per jaar een prima middenweg. Vergeet niet: mensen vinden het fijn om feedback te geven en hun hart te luchten.

Waar we uiteindelijk uitkomen - apps, check-ins, twee keer per jaar, vier keer per jaar - ik durf het niet te zeggen. Dit onderwerp is nog lang niet uitgekristalliseerd. Maar laten we wel wezen… uiteindelijk gaat het vooral om de manier waarop je doorpakt. Wat is jouw visie voor het bedrijf? Wat voor mensen wil je hebben? En hoe stuur je daarop door actief opvolging te geven aan de punten die je persoonlijk of digitaal opgehaald hebt?

Ik ben benieuwd hoe andere HR-professionals over dit onderwerp denken. Ben jij een voorstander van continue feedback? Of vertrouw je meer op het persoonlijke gesprek? Of leidt juist de combinatie tot succes? Laat gerust een reactie achter bij dit blog of bezoek connect to innovate op 3 oktober. Tijdens dit nieuwe event zal ik dieper ingaan op de relatie tussen performance management, innovatie en business performance.