Postbezorgers declareren vliegensvlug bij PostNL
Auteur Patrick Klaver
Tijdens connect to innovate vertelt Ineke Bonder van PostNL hoe zij samen met haar projectteam het declaratieproces van het postbedrijf helemaal opnieuw inrichtte. Alle veertigduizend medewerkers declareren nu via de pc of de app, waarmee losse formulieren en bonnetjes voorgoed verleden tijd zijn. Omdat Concur host is van de sessie op 3 oktober sprak ik alvast met Ineke. In dit blog mag ik een tipje van de sluier oplichten. Pas op, spoiler alert!
Ik maak maar wat graag gebruik van apps die het leven makkelijker maken. Met Uber regel ik een taxi. Met de Volvo On Call-app check ik of de accu van mijn auto is opgeladen. En ik zet afspraken vanuit mijn agenda direct door naar mijn navigatiesysteem, zodat ik locaties niet handmatig hoef in te voeren. Vernuftigheden die écht een doel dienen, daar word ik blij van. Ik was er dan ook als de kippen bij toen Coolblue onlangs een app lanceerde. “De snelste manier om je pakketje in huis te krijgen”, vermeldde de App Store. Klopt als een bus.
Wat dit te maken heeft met PostNL? Dat zal ik uitleggen. Afgelopen zaterdag bestelde ik via de app van Coolblue een nieuw sporthorloge. De volgende dag – op zondag! – ging de bel: een vriendelijke bezorger van PostNL overhandigde mij de bekende blauw-oranje doos. Die middag nog kon ik het sporthorloge gebruiken tijdens het hardlopen.
Van brievenbezorger naar onmisbare e-commerce partij
Het is tekenend voor de grote transitie die PostNL jaren geleden al heeft ingezet: van traditionele brievenbezorger naar verbindende schakel tussen fysiek en online. De medewerkers van PostNL komen tegemoet aan wat klanten tegenwoordig willen en verwachten, namelijk een snelle levering van pakketjes, op tijdstippen die hén goed uitkomen, waarbij ze live kunnen volgen waar in het bezorgproces hun pakketje is.
De transitie van PostNL gaat gepaard met een gedurfde IT-strategie. De webcare van het bedrijf is zo ingericht dat je via chat, Twitter en een belletje razendsnel antwoord krijgt op vragen. De systemen van de afzonderlijke bedrijfsonderdelen zijn slim samengesmolten, zodat klanten (en medewerkers) altijd zakendoen met één PostNL en gegevens nooit meerdere malen door hoeven te geven. En PostNL heeft een honderd procent cloudstrategie, wat inhoudt dat alle systemen (gaan) draaien in de cloud. Het nieuwe declaratieproces – waar Change Manager Ineke Bonder op 3 oktober over vertelt – past helemaal binnen die vooruitstrevende visie van het postbedrijf.
Het oude declaratieproces
Voorheen hadden medewerkers van PostNL de keuze uit vier verschillende formulieren voor het indienen van hun declaraties: een formulier voor zakelijke kosten, voor persoonlijke kosten, voor buitenlandse reizen en voor opleiding. Het was altijd zoeken naar het juiste formulier, waarbij sommige zelfs nog uitgeprint en met pen ingevuld moesten worden. Maar administratie-technisch ook bijzonder omslachtig, want bij de afdeling finance was er continu iemand bezig de gegevens uit de ingevulde formulieren weer digitaal in te kloppen. Daardoor kon het lang duren voordat declaranten de euro’s die zij hadden voorgeschoten op hun bankrekening terugzagen.
Het nieuwe declaratieproces
Sinds mei van dit jaar heeft PostNL voorgoed afscheid genomen van dat proces. Alle 42.000 medewerkers voeren hun declaraties nu in via de pc of een mobiele app, die ze ook eenvoudig onderweg kunnen gebruiken. Die app maakt inzichtelijk hoeveel geld medewerkers krijgen uitbetaald en wat de status van hun aanvraag is. Het goedkeuringsproces is bovendien zo gepiept, want managers hoeven in hun versie van de app alleen maar een vinkje te zetten. In mijn gesprek met Ineke vertelde ze daarover het volgende: “Bij de inrichting van het nieuwe declaratieproces stelden we onszelf de vraag: waar worden onze medewerkers blij van? En dat is onder andere van een kloppende salarisstrook, soepele verlofaanvraag en snelle verwerking van hun declaraties. Dankzij het team van Concur kunnen we dat nu bieden.”
Tijdens connect to innovate – een gloednieuw event van SAP en de VNSG – gaat Ineke verder in op het nieuwe declaratieproces van PostNL. Zo vertelt ze concreet wat de overstap hen heeft opgeleverd, hoe ze ervoor zorgde dat medewerkers konden wennen aan de nieuwe manier van werken, en hoe PostNL nu slimme analyses uitvoert om het proces nóg verder te verbeteren. Het belooft een razend interessante sessie te worden, waarbij je ook meer hoort over de drijvende IT-kracht achter het declaratieproces: Concur Expense. Ben jij erbij op 3 oktober? Ik hoop je daar te ontmoeten!
Wat dit te maken heeft met PostNL? Dat zal ik uitleggen. Afgelopen zaterdag bestelde ik via de app van Coolblue een nieuw sporthorloge. De volgende dag – op zondag! – ging de bel: een vriendelijke bezorger van PostNL overhandigde mij de bekende blauw-oranje doos. Die middag nog kon ik het sporthorloge gebruiken tijdens het hardlopen.
Van brievenbezorger naar onmisbare e-commerce partij
Het is tekenend voor de grote transitie die PostNL jaren geleden al heeft ingezet: van traditionele brievenbezorger naar verbindende schakel tussen fysiek en online. De medewerkers van PostNL komen tegemoet aan wat klanten tegenwoordig willen en verwachten, namelijk een snelle levering van pakketjes, op tijdstippen die hén goed uitkomen, waarbij ze live kunnen volgen waar in het bezorgproces hun pakketje is.
De transitie van PostNL gaat gepaard met een gedurfde IT-strategie. De webcare van het bedrijf is zo ingericht dat je via chat, Twitter en een belletje razendsnel antwoord krijgt op vragen. De systemen van de afzonderlijke bedrijfsonderdelen zijn slim samengesmolten, zodat klanten (en medewerkers) altijd zakendoen met één PostNL en gegevens nooit meerdere malen door hoeven te geven. En PostNL heeft een honderd procent cloudstrategie, wat inhoudt dat alle systemen (gaan) draaien in de cloud. Het nieuwe declaratieproces – waar Change Manager Ineke Bonder op 3 oktober over vertelt – past helemaal binnen die vooruitstrevende visie van het postbedrijf.
Het oude declaratieproces
Voorheen hadden medewerkers van PostNL de keuze uit vier verschillende formulieren voor het indienen van hun declaraties: een formulier voor zakelijke kosten, voor persoonlijke kosten, voor buitenlandse reizen en voor opleiding. Het was altijd zoeken naar het juiste formulier, waarbij sommige zelfs nog uitgeprint en met pen ingevuld moesten worden. Maar administratie-technisch ook bijzonder omslachtig, want bij de afdeling finance was er continu iemand bezig de gegevens uit de ingevulde formulieren weer digitaal in te kloppen. Daardoor kon het lang duren voordat declaranten de euro’s die zij hadden voorgeschoten op hun bankrekening terugzagen.
Het nieuwe declaratieproces
Sinds mei van dit jaar heeft PostNL voorgoed afscheid genomen van dat proces. Alle 42.000 medewerkers voeren hun declaraties nu in via de pc of een mobiele app, die ze ook eenvoudig onderweg kunnen gebruiken. Die app maakt inzichtelijk hoeveel geld medewerkers krijgen uitbetaald en wat de status van hun aanvraag is. Het goedkeuringsproces is bovendien zo gepiept, want managers hoeven in hun versie van de app alleen maar een vinkje te zetten. In mijn gesprek met Ineke vertelde ze daarover het volgende: “Bij de inrichting van het nieuwe declaratieproces stelden we onszelf de vraag: waar worden onze medewerkers blij van? En dat is onder andere van een kloppende salarisstrook, soepele verlofaanvraag en snelle verwerking van hun declaraties. Dankzij het team van Concur kunnen we dat nu bieden.”
Tijdens connect to innovate – een gloednieuw event van SAP en de VNSG – gaat Ineke verder in op het nieuwe declaratieproces van PostNL. Zo vertelt ze concreet wat de overstap hen heeft opgeleverd, hoe ze ervoor zorgde dat medewerkers konden wennen aan de nieuwe manier van werken, en hoe PostNL nu slimme analyses uitvoert om het proces nóg verder te verbeteren. Het belooft een razend interessante sessie te worden, waarbij je ook meer hoort over de drijvende IT-kracht achter het declaratieproces: Concur Expense. Ben jij erbij op 3 oktober? Ik hoop je daar te ontmoeten!
