Van PRINCE2-projecten naar proeftuintjes
Auteur Rob van den Wijngaard
Rob van den Wijngaard is verantwoordelijk voor het financial shared service centre van de Universiteit Leiden dat in 2009 is opgericht. Vanaf dag één is het doel geweest om morgen weer net wat beter te zijn dan vandaag: continuous improvement. Tijdens connect to innovate op 3 oktober vertelt hij wat hij heeft geleerd van zijn ervaringen. In dit blog geeft hij een voorproefje.
Voorheen hadden we bij de Universiteit Leiden te maken met een behoorlijk versnipperde situatie. Elke faculteit voerde zijn eigen administratie en dat maakte het lastig om overzicht te houden, cijfers te vergelijken en audits te laten uitvoeren. We wilden daarom alles concentreren in één shared service centre. Vanuit mijn achtergrond als controller heb ik leiding gegeven aan deze transformatie en werk ik nu als het hoofd van ons financial shared service centre. Daarbij werkte ik intensief samen met onze solution partner BlackLine.
Multidisciplinaire aanpak
Vanaf het moment dat we besloten om over te gaan op een financial shared service centre, hebben we ons goed gerealiseerd dat we een brede focus moesten bewaken. We wilden voorkomen dat andere betrokkenen zich niet thuis zouden voelen op het welbekende ICT-feestje. Dus hebben we steeds het klaverbladmodel voor ogen gehouden met aandacht voor: mens & cultuur, processen, management & organisatie en informatietechnologie.
Stap voor stap
Veel organisaties hebben moeite om bij een grote ambitie als deze (het opzetten van een shared service centre) de trein rollende te houden. Zeker in deze snelle wereld waarin we leven, ís het ook een hele opgave om de juiste route te kiezen. Wij hebben daarom vanaf het begin gekozen voor kleine, behapbare projecten. Proeftuintjes waarmee we in korte tijd successen kunnen boeken en tastbaar maken. Met de klassieke PRINCE2-projecten maak je het jezelf veel te ingewikkeld. Grote complexe projecten passen niet bij de snelheid die je nodig hebt om de business én medewerkers te overtuigen.
Met die proeftuinen ontdek je steeds nieuwe inzichten die in veel gevallen ook weer leiden tot nieuwe proeftuinen. “The more we discover, the more we know there is to discover” zeggen we vaak binnen ons team.
De menselijke kant
Als je verder komt in de transformatie dan zie je dat de finance-functie er echt heel anders uit komt te zien. Het is ontzettend belangrijk om daar heel zorgvuldig mee om te gaan. Je moet zuinig zijn op je mensen een eerlijk zijn over de toekomst. Geef hen een eerlijke kans om te werken aan de competenties die in de toekomst nodig zijn. Bied omscholingsmogelijkheden en betrek je team zoveel mogelijk door open te communiceren en plannen te visualiseren. Denk daarbij niet in vuistdikke projectplannen maar maak eens een aansprekende visual, een poster of een animatie!
Tijdens connect to innovate gaat Rob van den Wijngaard van de Universiteit Leiden dieper in op zijn ervaringen. Je hoort het hele verhaal achter de transformatie naar een financial shared service centre. Van den Wijngaard geeft regelmatig presentaties over de succesfactoren van deze ambitieuze aanpak. Zijn praktijkvoorbeelden over data-analyse, automatisering, robotisering en continuous auditing bieden concrete tips aan financials die voor vergelijkbare uitdagingen staan. Meld je vandaag nog aan!
Multidisciplinaire aanpak
Vanaf het moment dat we besloten om over te gaan op een financial shared service centre, hebben we ons goed gerealiseerd dat we een brede focus moesten bewaken. We wilden voorkomen dat andere betrokkenen zich niet thuis zouden voelen op het welbekende ICT-feestje. Dus hebben we steeds het klaverbladmodel voor ogen gehouden met aandacht voor: mens & cultuur, processen, management & organisatie en informatietechnologie.
Stap voor stap
Veel organisaties hebben moeite om bij een grote ambitie als deze (het opzetten van een shared service centre) de trein rollende te houden. Zeker in deze snelle wereld waarin we leven, ís het ook een hele opgave om de juiste route te kiezen. Wij hebben daarom vanaf het begin gekozen voor kleine, behapbare projecten. Proeftuintjes waarmee we in korte tijd successen kunnen boeken en tastbaar maken. Met de klassieke PRINCE2-projecten maak je het jezelf veel te ingewikkeld. Grote complexe projecten passen niet bij de snelheid die je nodig hebt om de business én medewerkers te overtuigen.
Met die proeftuinen ontdek je steeds nieuwe inzichten die in veel gevallen ook weer leiden tot nieuwe proeftuinen. “The more we discover, the more we know there is to discover” zeggen we vaak binnen ons team.
De menselijke kant
Als je verder komt in de transformatie dan zie je dat de finance-functie er echt heel anders uit komt te zien. Het is ontzettend belangrijk om daar heel zorgvuldig mee om te gaan. Je moet zuinig zijn op je mensen een eerlijk zijn over de toekomst. Geef hen een eerlijke kans om te werken aan de competenties die in de toekomst nodig zijn. Bied omscholingsmogelijkheden en betrek je team zoveel mogelijk door open te communiceren en plannen te visualiseren. Denk daarbij niet in vuistdikke projectplannen maar maak eens een aansprekende visual, een poster of een animatie!
Tijdens connect to innovate gaat Rob van den Wijngaard van de Universiteit Leiden dieper in op zijn ervaringen. Je hoort het hele verhaal achter de transformatie naar een financial shared service centre. Van den Wijngaard geeft regelmatig presentaties over de succesfactoren van deze ambitieuze aanpak. Zijn praktijkvoorbeelden over data-analyse, automatisering, robotisering en continuous auditing bieden concrete tips aan financials die voor vergelijkbare uitdagingen staan. Meld je vandaag nog aan!
