INTERVIEW | Hans de Labije
TEKST | Jon Hoofwijk
Na decennialang al met SAP gewerkt te hebben en na meerdere fusies, stapt landbouwcoöperatie Agrifirm over op SAP S/4HANA on premise 1709. Het enthousiasme over dit gloednieuwe systeem is bijzonder groot. De rijke functionaliteit ervan heeft veel toegevoegde waarde voor de bedrijfsvoering. De implementatie van de latest and greatest brengt echter ook uitdagingen met zich mee. Wat zijn de lessons learned van deze frontrunner?
Het huidige Agrifirm is ontstaan uit een fusie van twee coöperaties, die op hun beurt ook weer zijn voortgekomen uit fusies. “Ons SAP-systeem dateert uit de jaren negentig. In de loop der jaren is een IT-lappendeken ontstaan” begint Mariëlle Jans het interview. Zij is Functional Information Manager Finance/HR bij Agrifirm. “Ooit had elke fabriek een eigen ERP-systeem. Wereldwijd hebben we nu nog 22 verschillende ERP-systemen, waarvan in Nederland twee SAP-systemen,” voegt Lex Breed, CIO bij Agrifirm, eraan toe.
Eilandautomatisering met SAP als middelpunt
"De fusies betekenden uiteraard ook integratie van de verschillende IT-systemen, met het nodige knip- en plakwerk,” vervolgt Lex. “Daar komt bij dat het in de loop der tijd zozeer was verbouwd, dat het niet flexibel meer was. Het systeem stond bol van het maatwerk en het kostte heel veel tijd om iets aan te passen. Doordat het systeem in het Nederlands was opgezet, bestond er een grote hindernis om dit uit te rollen in het buitenland. Verder werd IT te sterk door de business bepaald: inkoop had zijn eigen systeem, transport had weer een ander systeem. Dat leidde tot eilandautomatisering met SAP als gordiaanse knoop om alles aan elkaar te breien.
Better together-strategie
Agrifirm had verschillende bedrijfsonderdelen die onafhankelijk opereerden rondom hun product portfolio: bulkveevoer; planten, zaaizaden en mest; vloeibaar veevoer; concentraten en premixen zoals probiotica. Daarnaast leveren we adviesdiensten aan boeren. “Mede door de komst van de nieuwe CEO is de integratie van de verschillende bedrijfsonderdelen versneld onder de noemer ‘Better Together’. We hebben gekozen voor een klantcentraal concept waarbij alle bedrijfsonderdelen geïntegreerd werken richting de klant. Daarbij was een betere IT-infrastructuur en -backbone nodig. In dat licht is ook het besluit genomen om ons ERP-systeem te herimplementeren. We hebben in anderhalf jaar tijd een template gedefinieerd die leidend is. Voorheen hadden we SAP alleen voor klanten en producten voor de betreffende sector. Nu gaan we naar één systeem voor alle activiteiten. Ook in ons CRM-domein stappen we wereldwijd over naar Hybris Sales Cloud.”
Productie- en transportplanning
“We hebben zo veel mogelijk gebruik gemaakt van de best practices die ons door SAP in Solution Manager werden aangereikt. In het algemeen zijn we hier goed in geslaagd,” voegt Mariëlle toe. “Maar, op sommige punten hebben we extensies moeten maken. Zo willen onze klanten soms de inhoud van een volle bulkvrachtwagen over verschillende silo’s gelost krijgen. In standaard SAP kan dat niet zonder meer. Een ander voorbeeld is dat onze transportkosten zwaarder tellen dan onze productiekosten. Daardoor optimaliseren wij eerst onze transporten en stemmen daar de productieplanning op af.”
Pilot in Hongarije
Lex vertelt over de pilot waarmee de implementatie is gestart. “In Hongarije, een minder complex land voor ons dan Nederland, voeren we een pilot uit waar we nu testen met de gebruikers. We hebben heel bewust voor de latest and greatest gekozen: SAP S/4HANA 1709 met BW on HANA. We zijn de eerste in Nederland die deze versie breed implementeert. We hebben voor de on premise-versie gekozen, want de cloud-versie was destijds nog niet beschikbaar op dat niveau. Bovendien geven we er de voorkeur aan om te weten waar onze data staan. We zijn tevreden over de stabiliteit. Het basisgevoel tot nu toe is positief.”
Live met Fiori
“We hebben ervoor gekozen zoveel mogelijk gebruik te maken van Fiori-apps, en dus niet terug te vallen op ECC-transacties.” “De kwaliteit van de Fiori-apps valt tegen,” vult Mariëlle aan. “We gaan live met Fiori, maar hier zitten diverse bugs in,” merkt Mariëlle op. “Zo hebben we een probleem met decimalen en valuta in Hongarije. Ook is in S/4 het autorisatiemechanisme heel anders geworden en de documentatie daarvan is nog niet altijd up-to-date. Het merendeel van onze Online Service System (OSS) messages is nog niet opgelost. En daar zitten diverse cruciale issues tussen die we opgelost moeten hebben voor Hongarije, zoals de wettelijk verplichte vervoersregistratie. Aanstaande 2 mei willen we hiermee live gaan. Maar we kunnen geen chauffeurs de weg op sturen met vrachtwagens zonder de verplichte documenten, dus de druk is hoog.”
Licentiestructuur
“Vroeger hadden we SAP ECC (ERP Central Component), waar we vervolgens extra modules bij hebben gekocht. In de nieuwe situatie heeft SAP de indeling van die functionaliteit anders opgezet in de realtime enterprise resource management suite. Je moet wel goed uitzoeken wat je aan en uit mag zetten op basis van de licenties die je hebt. Als je functionaliteit onnadenkend aanzet, kun je daar achteraf een rekening van SAP voor krijgen. In principe zit alle functionaliteit er nog steeds in maar zijn transacties vervangen door andere transacties of door Fiori-apps, waardoor het in de praktijk toch net even anders zit qua licentiediscussie. Ons advies: onderzoek vooraf heel goed je landschap. Kijk wat je nu hebt aan functionaliteit en bespreek tijdig met SAP over de migratie naar nieuwe functionaliteit. Zo voorkom je dat je achteraf voor verrassingen komt te staan,” aldus Lex.
Standaardoplossing
“We hebben op sommige punten de zaak onderschat,” geeft Mariëlle toe. We hebben bijvoorbeeld veel moeite met het laden van de data via de door SAP voorgeschreven toolkit voor datamigratie. Terwijl we het landschap hebben ingericht zoals SAP het graag ziet. Lex: “Hierbij hadden we meer ondersteuning vanuit SAP verwacht. Maar we hebben ook de SAP-ondersteuning vanuit het SAP Customer Care- programma gemist en die blijkt essentieel. Ik adviseer anderen om dat anders te regelen. Zorg voor een directe link met SAP in Walldorf, of reserveer voldoende budget om deze expertise in te huren. Gelukkig hebben we ervaren mensen op dit project. Het project loopt enerzijds goed, maar het gedeelte dat we niet kunnen beïnvloeden, daar hebben we nog geen grip op.”
Conclusie
Hoe kijken Lex Breed en Mariëlle Jans aan tegen de implementatie, als ze de balans tot nu toe opmaken? “We zijn tevreden over het product S/4HANA 1709, de uitgebreide functionaliteit en de toegevoegde waarde ervan voor onze coöperatie. Echter, we hebben ons vooraf onvoldoende gerealiseerd dat er nog diverse haken en ogen aan het product zitten dat SAP wel een programma biedt voor de ondersteuning bij een upgrade, maar niet voor bij een greenfield-installatie. Op dit moment zitten we in de implementatie-trein en we gaan die rit zeker tot een goed einde brengen. We zijn gewoon met iets heel gaafs bezig!”
Mariëlle Jans en Lex Breed
