INTERVIEW | Hans de Labije
TEKST | Jos Fluitsma
FOTOGRAFIE | Pure Ingredients
Pure Ingredients maakte overzichten in Excel op basis van gegevens die het uit SAP ERP haalde. “Dat kostte veel tijd”, zegt Wil Janssen, financieel directeur van Pure Ingredients. “We groeien 10 tot 15 procent per jaar. Als we de administratie blijven doen zoals we deden, zouden we straks de helft meer tijd aan Excel besteden. Dan zouden we meer administratieve medewerkers nodig hebben. Dat wil ik niet. Ik wil juist kosten besparen door maximaal te automatiseren.”
Janssen ging op zoek naar een systeem waardoor werken met Excel niet meer nodig is. Dan kan sneller worden gewerkt en is er minder kans op fouten. “Ik heb veel tijd gestoken in het vooronderzoek. Het is belangrijk dat je van tevoren goed weet wat je wilt, zodat je bij de implementatie niet voor verrassingen komt te staan.”
Niet eindeloos programmeren
Pure Ingredients gebruikt SAP ERP sinds 2004. “We hebben voor SAP gekozen omdat we daarmee producten kunnen traceren als een terugroepactie nodig is. En omdat SAP het enige systeem is dat onze goederenstroom goed kan verwerken. We werken namelijk over landsgrenzen heen, met productie in Kaldenkirchen in Duitsland en opslag in Venlo. Om een verdere automatiseringsslag te maken, wilden we meer uit SAP kunnen halen. Zodat we beter zicht krijgen op onze output. Maar we willen niet eindeloos moeten programmeren. Wij zijn geen automatiseerders. Onze organisatie zit niet complex in elkaar, onze dataset is niet groot en we hebben maar 20 SAP-gebruikers. SAP BW zou voor ons veel te duur en omslachtig worden. We moeten met de beperkte kennis en vaardigheden die we hebben, snel fatsoenlijke rapporten kunnen maken.”
Ongeveer zoals Excel
Via Google vond Janssen BI4SAP Live, een rapportage- en analyseoplossing van Ensior die is gebaseerd op SAP BusinessObjects-tooling. Janssen: “Met deze add-on op SAP hebben we betere toegang tot onze database en snel inzicht in de processen die we uitvoeren. Het werkt ongeveer zoals Excel. Als je in Excel draaitabellen kunt maken, kun je ook met BI4SAP Live werken. Je maakt in principe dezelfde formules als in Excel, al zijn in BO de mogelijkheden om berekeningen te maken uitgebreider. We hebben twee heavy users die kant-en-klare standaardrapporten klaarzetten, waarna de andere gebruikers zelf kunnen kiezen welke overzichten ze daaruit willen halen. Heel 2017 vergelijken met heel 2018, of mei 2017 met mei 2018, of alles van een klant zien, of van een klantgroep, of van een land. Zo hoeven we niet veel users op te leiden om met BO te kunnen werken.”
Langzaam uitbreiden
Ensior implementeerde BI4SAP Live in slechts 24 dagen met een doorlooptijd van drie maanden bij Pure Ingredients. “We zijn begonnen met de facturenverwerking, omdat daar de meeste Excel-uren in zitten. Die stap ging relatief snel. We zien nu beter hoe onze facturering in elkaar zit. Met BI4SAP Live hebben we ook beter inzicht gekregen in de ouderdom van onze voorraad. Dat lukte ons met SAP niet. Nu zien we elke maandag de ouderdomsgegevens, waarna onze salesafdeling actie kan ondernemen om te voorkomen dat producten te oud worden. Deze tool helpt ons ook met de registratie van btw-nummers. Voor levering in België moeten we die van elke afnemer hebben. Dat wordt nog wel eens vergeten. We moesten dan steeds aan het eind van een jaar de ontbrekende gegevens zoeken. Dat kostte veel tijd. Nu rapporteert BI4SAP Live elke week welke btw-nummers we missen. We gaan langzaam uitbreiden met andere functionaliteiten.”
Wil Janssen
Beter zicht op output
Met BI4SAP Live heeft Pure Ingredients nu een tool om ook beter zicht te krijgen op de output. Wat is de klantwaarde? Hoe is de productiviteit? “We kunnen informatie nu gestructureerd verzamelen en met slimme filters detailinformatie naar boven halen. Wij werken in de drie deelmarkten retail, groothandel en supermarkten. Die hebben alle drie een eigen margestructuur, waardoor we ze niet kunnen behandelen als een markt. Vanuit de SAP-database willen we de verschillende markten inzichtelijk maken. Met Excel was dat lastig, was er grote kans op fouten en kostte het veel tijd. Met BI4SAP Live gaat dat veel makkelijker, foutloos en sneller.”
“Iedereen is tevreden met de Excel-methode. Maar daarmee redden we het in de toekomst niet.”
Nog genoeg ideeën
Pure Ingredients werkt nu zo’n vier maanden met BI4SAP Live. “We zijn er nog lang niet”, zegt Janssen. “De SAP-database is groot en complex. We moeten informatievragen goed formuleren om zeker te weten dat we het juiste antwoord krijgen. De techniek om dat te doen moeten we nog leren. Daarvoor moeten we onze organisatie aanpassen, mensen opleiden en kennis verzamelen. Het kost ook tijd om de organisatie te laten wennen aan de nieuwe manier van werken. Maar we hebben nog genoeg ideeën. Zo kunnen we nu onvoldoende managementinformatie en beperkte rapportages over de productie uit de database halen. Daardoor kunnen we bijvoorbeeld geen normen opbouwen voor het verloop van de productie. De tool van Ensior is flexibel, die biedt genoeg mogelijkheden om dat soort rapportages te maken. We zien nu wel al voordelen van BI4SAP Live. We besparen tijd, waardoor medewerkers met belangrijke dingen bezig kunnen zijn. En de informatie is betrouwbaar, omdat er geen handwerk meer aan te pas komt. Ik zei het al, we moeten maximaal automatiseren om de groei aan te kunnen. En met BI4SAP Live lukt ons dat.”
Marktleider in halal food
Pure Ingredients is marktleider op de halal-foodmarkt. Het bedrijf heeft een bakkerij voor pizza’s in Venlo en een productielocatie voor snacks (onder meer frikandellen en hamburgers) in Kaldenkirchen (Duitsland). Belangrijkste merken zijn Mekkafood en Lekker&Anders. Pure Ingredients heeft een omzet van ongeveer € 32 miljoen en 155 mensen op de loonlijst. Het verkoopt haar producten vooral in Nederland, België en Duitsland, maar is in meer dan 20 landen actief.