TEKST | Mariëlle van Zanten

Op 30 mei organiseerde de VNSG (Vereniging Nederlandstalige SAP Gebruikers) de themasessie ‘Grip op SAP-softwarelicenties’. Tijdens dit event stond het verhogen van het kennisniveau rondom het SAP-licentiemodel centraal. Onder SAP-gebruikers leven namelijk veel vragen over dit onderwerp: Wat houdt het nieuwe licentiemodel voor S/4HANA in? Wat verandert er op het gebied van indirect gebruik? En hoe stap ik over op de nieuwe modellen? Aan de hand van een viertal presentaties werden – onder andere – deze vragen beantwoord.

Na een warm welkom door Rob van der Marck, directeur bij de VNSG, trapt Victor Domingos af met de eerste presentatie. Hij is EMEA & MEE Head of On Premise Pricing bij SAP SE en geeft een overzicht van de recente veranderingen op het gebied van S/4HANA en de simplificatie van licenties.

S/4HANA en het SAP-licentiemodel

Wat Domingos iedereen als eerst op het hart drukt is dat S/4HANA niet simpelweg een nieuwe SAP-versie is; het is niet de wettelijke opvolger van SAP ECC/SAP Business Suite. S/4HANA is ontwikkeld om nieuwe technologieën, zoals blockchain en cloud, te ondersteunen en nieuwe bedrijfsinzichten te bieden door big data om te zetten in bruikbare informatie. S/4HANA vormt het fundament voor digitale transformatie en innovatie.

De grootste verandering op het gebied van licenties is dat voorheen rollen van gebruikers relevant waren, terwijl nu de functionaliteiten die zij gebruiken centraal staan. Deze worden onderverdeeld in vier categorieën: productivity use (basisfunctionaliteiten), functional use ( basisfunctionaliteiten plus extra’s), professional use (alle functionaliteiten binnen Enterprise Management) en developer access (toegang tot de core als ontwikkelaar).

Er zijn twee manieren waarop organisaties op S/4HANA kunnen overstappen, namelijk een productconversie en een contractconversie.

• Productconversie: De organisatie neemt ‘named users’ mee. Ook oplossingen worden omgezet indien mogelijk. Zo niet, bestaan er ‘compatibility packs’ om de bestaande oplossing toch op S/4HANA te draaien. Bij de overstap krijgt de organisatie 100% krediet voor de waarde van eerdere aankopen.

• Contractconversie: Er wordt een nieuw contract opgesteld. Deze variant geeft flexibiliteit voor toekomstige innovaties, omdat veranderingen van de huidige architectuur eenvoudig mee te nemen zijn. Zo kunnen ongebruikte oplossingen worden geschrapt. De organisatie krijgt 100% krediet voor de waarde van eerdere aankopen – tot een maximum van 90% van de waarde van het nieuwe contract. 

De kernboodschap die Domingos meegeeft: de twee werelden – SAP Business Suite en S/4HANA – moeten strikt gescheiden blijven in technisch, commercieel en wettelijk opzicht.

Meer informatie? Klik hier.

Indirect gebruik

Een tweede vraagstuk in het kader van SAP is indirect gebruik. Dit fenomeen bestond al langer, maar neemt toe door technologieën zoals machine learning en AI. Domingos biedt in zijn tweede presentatie inzicht in het nieuwe licentiemodel, de mogelijkheden en veranderingen. SUGEN (SAP User Group Executive Network), waarin de VNSG een belangrijke rol speelt, heeft uitgebreid feedback gegeven op het nieuwe model.

SAP onderscheidt drie typen gebruik: direct gebruik, indirect/digitaal gebruik en SAP-applicatiegebruik. In het huidige licentiemodel zijn zowel direct als indirect gebruik ‘user based’ en voor SAP-applicatiegebruik is geen extra ERP-licentie nodig. In het nieuwe licentiemodel blijven direct gebruik en SAP-applicatiegebruik onveranderd. Echter, op het gebied van indirect gebruik heeft er een grote verandering plaatsgevonden. Deze is nu ‘outcome based’: er wordt afgerekend op documentlicenties. Alleen het creëren van documenten van negen documenttypes, zoals bijvoorbeeld verkoop- of inkooporders, wordt in rekening gebracht, en niet het aanpassen, lezen en verwijderen.

Organisaties hebben drie opties met betrekking tot de overstap:

• ‘Status quo’: Niets doen. Organisaties die tevreden zijn met hun huidige contract en geen verandering wensen, blijven bij het huidige model.
• Licentieconversie: Organisaties die meer transparantie wensen omtrent indirect/digitaal gebruik kiezen voor een licentieconversie. Hierbij blijft het huidige contract behouden en komt er een addendum bij. Licentiewaarde staat gelijk aan het licentiekrediet.
• Contractconversie: Organisaties die huidige contracten willen consolideren/simplificeren kunnen kiezen voor een contractconversie naar een S/4HANA contract. De contractwaarde staat hierbij gelijk aan contractkrediet.

Meer informatie? Klik hier.

Compliancy realiseren en waarborgen

Is er eenmaal een keuze gemaakt voor een bepaald licentiemodel, dan is het zaak dat de organisatie compliant is. Om dit te realiseren en waarborgen kan Software Asset Management (SAM) van grote toegevoegde waarde zijn. Dit houdt in: het complete proces rondom beheer en optimalisatie van softwareaankopen en het implementeren en onderhouden van softwarepakketten. Ton Hoeve, Software Asset Management Consultant bij ITAM Solutions, neemt ons in vogelvlucht mee in de wereld van SAM.

“SAM is geen project, maar een programma”, begint Hoeve stellig. Dit is direct een van de grootste valkuilen van organisaties die aan de slag gaan met SAM. Vaak wordt het gezien als een eenmalig traject. Het hele proces, van de inventarisatie tot het opstellen van actie- en verbeterpunten wordt eenmalig netjes doorlopen, maar vervolgens wordt er niet meer naar omgekeken. Zo verdwijnen acties snel van de radar en krijgt compliancy niet de focus die het verdient. Wanneer je SAM benadert als een programma, met de focus op context en strategie, is compliancy binnen handbereik. Dit kan door middel van de volgende stappen:

1.1 Contract & license entitlement management – breng in kaart welke contracten er lopen en wat daarin staat. Het helpt om dit te visualiseren en te ordenen naar hiërarchie. Voer vervolgens een compleetheidscheck op documenten uit.

1.2 Discovery & Inventory management – breng in kaart welke software is aangekocht en welke daadwerkelijk wordt gebruikt. Ga na of te zien is waar alle software geïnstalleerd is en of alles zichtbaar is. Bepaal vervolgens de (SAM-)scope, plan de dekkingsgraad en implementeer de juiste tool. 

2. Software asset repository management – ga na of je kunt meten wat je moet weten en wat alternatieve bronnen zijn. Door middel van een gap-analyse breng je in kaart waar informatie mist en waar dus risico’s liggen. 

3. License compliance management – maak inzichtelijk hoe de organisatie er op dit moment voor staat, aan de hand van de informatie uit voorgaande stappen. Bepaal met welke frequentie welke informatie wordt opgehaald.

4. Remediation & optimization – wijs één verantwoordelijke aan voor het (laten) uitvoeren van verbeter- en/of actiepunten vanuit de licentiecheck. Bepaal te behalen resultaten en implementeer controleprocessen.

Verder geeft Hoeve aan dat organisaties veelal overschatten wat de bestaande kwaliteit van databronnen is, zoals contractdata. Wanneer zij starten met SAM, valt dit tegen. Hoe waarborg je als organisatie deze kwaliteit?

Het belang van contractdata en documentatie

Organisaties hebben te maken met audits, in de vorm de USMM (jaarlijkse licentiemeting) en on-site audits. Om compliant te zijn als organisatie is het cruciaal om het contract volledig te begrijpen. Dit klinkt als een open deur, maar in de praktijk blijkt dit nog vaak mis te gaan. Hans Krommenhoek, Solution Specialist Software Procurement bij SoftwareONE, deelt zijn ervaringen op dit gebied.

Zoals Ton Hoeve ook zei, begint het allemaal bij de inventaris: welke software heeft de organisatie aangekocht en welke wordt daadwerkelijk gebruikt? Om deze vraag te beantwoorden zijn gegevens nodig zoals contractduur, licenties, rechten, plichten en voorwaarden. Het is daarom zaak dat contractmanagement goed is ingericht.

Volledig begrip van het contract is hierbij cruciaal. Maar dat niet alleen; het is wellicht nóg belangrijker dat leverancier en afnemer beiden dezelfde perceptie hebben van afspraken en begrippen. “Denk bijvoorbeeld aan de term ‘use’, dit klinkt als een simpele term. Toch garandeer ik dat wanneer je vier mensen vraagt dit begrip uit te leggen, je vier verschillende definities krijgt”, zegt Krommenhoek.

Documenteer daarom uitgebreid. Definieer begrippen en leg dit vast. Hetzelfde geldt voor ‘named users’: wie zijn het en welke resources gebruiken zij? Leg daarnaast communicatie vast, zowel mails als telefonisch contact. Zo kun je altijd terugvallen op afspraken. Wanneer er externe contractbronnen worden gebruik, zoals een link naar een webpagina, sla deze dan op. Een dergelijke pagina kan namelijk aangepast worden, waardoor oorspronkelijke afspraken niet meer terug zijn te vinden.

Software-uitgevers werken met verschillende triggers om een on-site audit te starten, zoals een overname, aanbesteding of bijvoorbeeld het niet opsturen van de jaarlijkse licentiemeting. Dossiervorming voorkomt dat de organisatie voor verrassingen komt te staan. Daarnaast werkt het ook hierbij goed om één eindverantwoordelijke aan te stellen, of een projectteam, met een strikte tijdsplanning en een duidelijk doel.

Meer informatie? Klik hier.

Wat in alle presentaties doorschemerde, is dat niemand vindt dat het vernieuwde licentiemodel perfect is. Het is een continu proces, waarin steeds verbeteringen worden doorgevoerd. De VNSG verwelkomt vragen en feedback dan ook van harte, zodat zij verder in gesprek kan gaan met SAP. Door de handen ineen te slaan en de koppen bij elkaar te steken realiseren we keer op keer een verbeterslag. In ieder geval hebben organisaties nu weer nieuwe handvatten om aan de slag te gaan; zij hebben meer grip op hun SAP-softwarelicenties.