TEKST | Jon Hoofwijk

INTERVIEW | Dirk-Jan Schenk

Air France-KLM heeft als een van de eerste IFRS 16 geïmplementeerd. Dit is de nieuwste leasestandaard van de International Accounting Standards Board (IASB). Deze nieuwe standaard zorgt ervoor dat voortaan vrijwel alle leasecontracten op de balans te zien zijn. Veel multinationals worden geraakt door IFRS 16, zeker ook omdat deze moet worden geïntegreerd in de accounting systemen en het bestaande IT-landschap. Air France-KLM ontwikkelde een leasecontractbeheerplatform met een nieuwe technologie, en heeft inmiddels IFRS 16 geadopteerd als nieuwe verslaggevingsstandaard.

Op 13 januari 2016 heeft de International Accounting Standards Board de langverwachte nieuwe standaard IFRS 16 - Leases gepubliceerd. De IASB is een onafhankelijk internationaal orgaan dat verantwoordelijk is voor het opzetten van standaarden voor jaarverslagen en -rekeningen. Vanwege de nieuwe standaard moeten alle lease- en huurverplichtingen, bijvoorbeeld huurcontracten van vastgoed, vanaf 1 januari 2019 op de balans vermeld staan in de commerciële IFRS jaarrekening van de kredietnemer/huurder. Door IFRS 16 komen leasecontracten met een andere waarde als activa op de balans.

Big bang

Hoewel deze regel pas van kracht wordt voor boekjaren die op, of na, 1 januari 2019 beginnen, heeft Air France-KLM deze al toegepast op 1 januari 2018. Air France-KLM wordt sterk geraakt door deze norm, aangezien de groep 40% van zijn vliegtuigen leaset en een aanzienlijk aantal vastgoedcontracten heeft. “We hebben zo’n 3.000 leasecontracten geïnventariseerd bij Air France en KLM tezamen. Dat behelst onroerende goed zoals kantoren en gates, afhandelingsequipment waaronder wagentjes en uiteraard de vliegtuigen – die 80 tot 90% van de totale leasewaarde omvatten,” licht Richard van der Laan toe. Hij is Director Accounting & Reporting bij KLM. “Het is in het belang van KLM om transparant te zijn, zodat banken en andere investeerders weten wat onze risicoverplichtingen zijn.” Er is bewust gekozen om op de eerst mogelijke datum de nieuwe leasestandaard in te voeren. “De vroege implementatie is het resultaat van het combineren van meerdere IFRS-wijzigingen vanaf 2018, zodat we een big bang hadden op alle wijzigingen. Per 1 januari 2018 moeten we IFRS 9 en IFRS 15 invoeren. Door gelijk IFRS 16 in te voeren, konden we een aantal grote veranderingen combineren tot één,” verklaart Corné Klaassen, Project Manager IFRS16 bij Air France - KLM.

Softwareselectie

“Het is typisch een project dat je zowel door IT’ers als door mensen van Finance moet laten doen,” benadrukken Richard en Corné. “We hadden nieuwe software nodig om Air France-KLM te ondersteunen in hun processen met een contractdatabase die meerdere contractniveaus beheert, en om zo relevante asset creaties en boekingen in SAP mogelijk te maken. Een extra complexiteit was dat Air France-KLM gegevensinvoer in meerdere administraties nodig heeft, immers de contracten hebben een wereldwijde dekking terwijl de fysieke administratie met name in Hongarije, Frankrijk en Nederland plaatsvindt. Een ander voorbeeld is dat in geval van vliegtuigen de Right of Use Asset wordt geboekt in euro’s terwijl de Lease Liability in andere valuta geboekt moet kunnen worden. Dat noodzaakte ons om iets af te wijken van de Vanilla functionaliteit van SLAN (SAP Lease Administration van de Canadese softwareontwikkelaar Nakisa), we hebben circa 16 specifieke requirements toegevoegd ter ontwikkeling van de SLAN-software. Verder moesten verbindingen met niet-SAP-bedrijven gemaakt worden.” Daarnaast is deze materie nieuw voor de accountant bij de overgang naar de nieuwe leasestandaard. “IFRS16 laat een grijs gebied achter en hierover wil je vooraf met de accountant duidelijkheid hebben aangezien het ook nog de SLAN functionaliteit kan raken. De interpretatie van de grijze gebieden hebben we zoveel mogelijk vastgelegd in Position Papers. Een voorbeeld hiervan is dat het bij vastgoed contracten voorkomt dat deze pas enige tijd na het aflopen van het contract worden verlengd. Een ander voorbeeld betreft welke rentevoet je hanteert,” aldus Corné.

“We hadden de voor- en nadelen van een early adopter. Er waren nog veel problemen, maar we hadden daarentegen een grote invloed op de oplossing.”

Werk in uitvoering

De luchtvaartmaatschappij heeft de SLAN-software in de implementatiefase gebruikt om de herberekening van schulden op basis van fluctuerende parameters te automatiseren. “SLAN was een logische oplossing, omdat de back-end van Air France-KLM op SAP draait. Bovendien is SAP preferred supplier van SLAN. SAP heeft ons inziens onderschat wat de impact is dat elke organisatie in de wereld aan de IFRS 16 moet voldoen. De sales voor SLAN wordt door SAP gedaan, maar is er geen integraal onderdeel van. De implementatie van SLAN is uitgevoerd met de medewerking van een multinationaal en multifunctioneel intern team met de steun van externe specialisten. Aangezien IFRS 16 volledig nieuw was, was de nieuwe software nog steeds ‘werk in uitvoering’. Nakisa ontwikkelde de software: wij gaven input vanuit de gebruikerskant, zij programmeerden,” licht Corné toe. “Onze focus lag in eerste instantie op het hebben van de minimaal vereiste functionaliteit. Na de go-live medio 2017 volgden in het najaar investeringen in het repareren van bugs en nice to have-aspecten, zoals het verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid. We zijn wereldwijd de eerste die live is gegaan met SLAN. “We hadden de voor- en nadelen van een early adopter. Er waren nog veel problemen, maar we hadden daarentegen een grote invloed op de oplossing,” aldus Corné.

Opschalen

In de zomer van 2017 ging Air France-KLM het project opschalen en extra middelen inhuren met name voor de ontwikkeling en het testen van software. Om de software in SAP te integreren, moest de luchtvaartgroep ervaren personeel aan boord zien te krijgen. Om dit mogelijk te maken, werkte Air France-KLM samen met IT-dienstverlener LINKIT om het team op te schalen met specifieke vaardigheden, zoals SAP Asset Accounting, migratie, architectuur en projectmanagement.

Hoge complexiteit

De technische/functionele requirements samen met de vereisten van de financiële auditor die van invloed zijn op berekeningen en scoping, maakten het tot een project met een hoge complexiteit. Om die reden belastte Air France-KLM een professional met de leiding over het bouwen van de software. Om controle te houden over de sprintplanning, bijvoorbeeld door nieuwe functionaliteiten toe te voegen, was het noodzakelijk voor Air France - KLM om nauw samen te werken met het ontwikkelteam van Nakisa. Een solide communicatie en interactie met de leverancier was cruciaal, aangezien het project op meerdere locaties beheerd en geïmplementeerd werd, terwijl de kernsoftware tot en met augustus in Montreal bleef bij Nakisa. De integratievoordelen tussen SLAN en SAP zijn groot,” aldus Richard en Corné. “In de toekomst willen we daarom alle leasecontracten in SLAN beheren, ook de contracten die niet volgens IFRS 16 gerapporteerd moeten worden.”

Technische specificaties

De applicatiearchitectuur is gebaseerd op Linusx met een SAP HANA DB, Single Sign On met SAML2 en ElasticSearch met SSL-beveiligingslaag. Het gebruik van verschillende beveiligingspakketten voor ElasticSearch maakte de installatie en certificatie moeilijker. Nakisa gebruikt X-Pack terwijl Air France - KLM gebruikmaakt van SearchGuard. Een andere uitdaging was de Single sign-on met SAML2, omdat een degelijke documentatie voor installatie en configuratie ontbrak. Aan het eind gebruikte Air France - KLM Singe Sign On op basis van SiteMinder AD-authenticatie (HABILE) in combinatie met de SAP Role-autorisatie.