INTERVIEW | Ton Siebelink
TEKST | Renske Pepping
Bij de redactie van VNSG Magazine hoorden we de laatste tijd wisselende verhalen over de toepassing van SAP S/4HANA Central Finance. Is deze oplossing hetzelfde als finance in de cloud? Moeten we het meer zien als datawarehouse? Of is het gewoon een andere benaming voor de SAP S/4HANA suite? We vonden het hoog tijd om dat uit te zoeken.
Het échte verhaal achter SAP S/4HANA Central Finance. Wie kun je daar beter voor bevragen dan de SAP global solution owner en de solution architect van deze oplossing? En dus ontmoette ik Michel Haesendonckx en Vincent Bosman donderdag 14 juni in ’s-Hertogenbosch. “Een ontmoeting in het midden van de maand”, constateert Michel. “Stel dat een CEO vandaag stuurcijfers wil ontvangen ter ondersteuning van een grote bedrijfsbeslissing, dan zal de CFO de CEO waarschijnlijk verzoeken om over twee weken terug te komen, ná de closing.”
En terwijl Michel dat zegt, vraag ik me af hoe dat eigenlijk kan in een tijd waarin informatie altijd beschikbaar kan zijn. Het is precies de uitdaging waar CFO’s nu voor staan; minder bezig zijn met de dagelijkse routine en meer met het aanleveren van de juiste strategische inzichten. “Die behoefte is er natuurlijk al twintig jaar”, geeft Michel toe. “Maar we hadden daar nooit écht een passend antwoord op. Nu wel.” En dat brengt ons bij het onderwerp van dit artikel: SAP S/4HANA Central Finance.
Belangrijke toepassingen van Central Finance
“Central Finance is initieel op de markt gebracht als oplossing voor het consolideren van financiële gegevens bij fusies en overnames”, legt Vincent uit. Op die momenten moeten financiële, logistieke en operationele processen worden gecombineerd, en ERP-systemen samengebracht. Vincent: “Dat is een tijdsintensief karwei en gedurende die transitieperiode ontbreekt het de nieuwgevormde organisatie aan elke vorm van overzicht. Met SAP S/4HANA Central Finance leg je een paraplu over de verschillende ERP-systemen heen, waardoor alle financiële gegevens op één plek samenkomen. Je hebt daardoor snel inzicht in het financiële plaatje, en het koppelen of afstoten van systemen aan die paraplu is zo gedaan.”
SAP S/4HANA Central Finance mag dan ooit om deze reden zijn ontworpen, het is momenteel niet meer de hoofdreden om voor de oplossing te kiezen. Michel: “Minstens de helft van de gebruikers kiest voor Central Finance omdat het een laagdrempelige manier is om te profiteren van de financiële functionaliteit in SAP S/4HANA.” Vincent vult aan: “Organisaties hebben behoefte aan optimalisatie van hun systeemlandschap, maar dat gaat niet over één nacht ijs. Met SAP S/4HANA Central Finance brengen ze alle financiële informatie binnen vier tot zes maanden samen op één krachtige applicatie, over hun bestaande landschap heen.”
Use cases
1. SAP S/4HANA Central Finance voor financiële consolidatie bij fusies en overnames.
2. SAP S/4HANA Central Finance als laagdrempelige manier om te profiteren van SAP S/4HANA functionaliteit, wat een overstap naar de SAP S/4HANA suite makkelijker maakt.
Eén manier van procesopvolging
Het is een helder verhaal dat de mannen vertellen: SAP S/4HANA Central Finance als centraal punt waar financiële informatie uit diverse systemen samenkomt. “Ja”, reageert Michel enigszins vertwijfeld, “maar organisaties die de oplossing puur op die manier gebruiken, laten veel voordelen liggen.” Vincent vult zijn collega aan: “Central Finance is meer dan een virtuele dataomgeving om centraal te kunnen rapporteren, want naast dat het data samenbrengt, helpt het ook om financiële processen te harmoniseren.” Als voorbeeld noemen ze een Shared Service Center (SSC): Central Finance zorgt ervoor dat de medewerkers van zo’n SSC processen als accounts receivable op één plek kunnen doorlopen, zonder dat ze hoeven in te loggen op verschillende systemen om daar zelf informatie op te halen.
Een innovatieve datastructuur
Om de voordelen van SAP S/4HANA goed te begrijpen, is het belangrijk in te zoomen op hoe de oplossing werkt, en dat is wezenlijk anders dan een datawarehouse. Michel: “Een datawarehouse leest een reeks gegevens uit en hevelt die reeks geaggregeerd over naar een centrale hub. Central Finance gaat verder dan dat. Het reproduceert elke individuele posting die je in de onderliggende financiële applicaties doet, in realtime.” Vincent vult aan: “Bij organisaties die met een ERP- of boekhoudsysteem werken dat niet van SAP is, worden de financiële postings bijna realtime overgenomen. Zij hebben dan wel een integratieoplossing nodig, bijvoorbeeld Magnitude SourceConnect.”
Met Central Finance werken organisaties dus voornamelijk in hun oorspronkelijke ERP- en boekhoudsystemen, maar kunnen ze soms ook al processen centraal uitvoeren. Daarnaast profiteren ze meteen van de innovatieve datastructuur van de SAP S/4HANA suite. Michel: “Central Finance is niet bedoeld als stand-alone SAP S/4HANA omgeving, maar het is wél de ideale opstap daarnaartoe. De oplossing bevat alle financiële functionaliteiten en precies hetzelfde datamodel als de gehele suite, maar dan met een extra koppeling naar de onderliggende systemen. Zodra organisaties er klaar voor zijn om al hun bedrijfsprocessen over te brengen naar SAP S/4HANA, halen ze Central Finance én de bestaande ERP-systemen er stapsgewijs tussenuit. Het is in dit scenario overigens wel handig te kiezen voor een cloud-implementatie van SAP S/4HANA Central Finance, omdat je dan bij de definitieve overstap alleen maar je abonnement hoeft op te zeggen. Hoe non-disruptief wil je het hebben?”
De financiële functionaliteit
Wat is dan die financiële functionaliteit van SAP S/4HANA waar Vincent en Michel steeds naar verwijzen? “Dat is best veel om zo op te noemen”, geeft Vincent aan. “Maar het is bijvoorbeeld mogelijk om de informatie die zich in verschillende lokale bronsystemen bevindt, direct te vertalen naar één valuta voor je global reporting. Je kunt dus dataverrijkingen toevoegen aan alle individuele boekingen die je doet. Daarnaast vindt de verwerking van legal en tax reporting met Central Finance centraal plaats, en helpt de oplossing om veel meer snelheid te brengen in de financiële processen.” Het doet mij denken aan de situatie die Michel schetste aan het begin van ons gesprek, over de CEO die werd verzocht aan het einde van de maand maar terug te komen voor belangrijke sturingsinformatie. Daar zou die snelheid goed van pas zijn gekomen. Michel: “Je wilt informatie gewoon met één druk op de knop in een correct staatje tevoorschijn toveren, op elk moment van de dag.
De grootste voordelen van SAP S/4HANA Central Finance
· Eén punt waar alle financiële gegevens samenkomt, over de losse systemen heen
· Eén manier van end-to-end procesopvolging
· Realtime boeking van elke financiële posting
· Finance-only versie van S/4HANA
Van dagelijkse routine naar strategische meerwaarde
Het is de combinatie van dataharmonisatie, procesoptimalisatie en realtime replicatie van financiële postings die SAP S/4HANA Central Finance tot een krachtige oplossing maakt voor CFO’s. Michel: “Alle afdelingen wenden zich tot Finance voor strategische inzichten, maar over het algemeen zijn financiële professionals nog te veel bezig met de operationele processen om die strategische rol waar te maken. Central Finance stelt hen in staat op een nieuwe manier te gaan werken. Ze krijgen proactief een melding zodra er een verstoring is in de dagelijkse processen, zodat ze alleen daarop actie hoeven te ondernemen. Dat scheelt enorm veel tijd. Daarnaast hebben ze altijd een uniform financieel plaatje van de situatie van gisteren, van de status van vandaag en van de beste toekomstige keuzes die de strategie ondersteunen.” Vincent sluit af: “Het is een transformatie die verdergaat dan ‘gewoon’ het automatiseren van processen. We hebben het hier over échte geavanceerde analyses. Het is als één grote geautomatiseerde Excel-draaitabel waarin je elke individuele transactie in detail kunt bekijken en de uitzonderingen zonder veel zoekwerk tevoorschijn worden getoverd. Dat is de droom van elke CFO, toch?”